11 Dic Cómo escribir un buen email

[¿Escribes emails o novela rusa?]

 

Estoy segura de que alguna vez te ha pasado; recibes un email y sólo viendo el remitente piensas buah, a ver qué rollo me suelta este ahora. Sí, el egoísmo acecha en cualquier esquina; está en los que no piden postre y luego se comen la mitad del tuyo, en la cuota de autónomos y también en los correos electrónicos.

La mayoría de emails que escribimos son para pedir a alguien que haga una tarea o para informarle de algo que es de su interés y en vez de ser claros y ponerlo fácil, vomitamos información sin más. Error.

Por un lado, tenemos los correos electrónicos muy largos que te obligan a leer concienzudamente para entender qué te quieren decir. Novela rusa en estado puro. También está su versión opuesta, en la que sólo te dicen “lee abajo” y abajo es una cadena de emails de una conversación interminable que vas a tener que leer entera y descifrar. Error y horror.

La otra casuística que me fascina es la de quien te pide que difundas una información suya y te manda un texto que ríete de “Cien años de soledad”. Por mi trabajo, recibo muchos emails solicitando que les haga el favor de publicar un tuit o promocionar su contenido en una newsletter y, os lo aseguro, 9 de cada 10 me dan tal cantidad de información que no entiendo nada. ¿Quieres que te eche un cable y ni siquiera eres capaz de resumirme tú la información? Me obligas a entrar en tu web, leer toooooooodos los detalles y extraer lo importante. Error, horror y si me pillas con lío te quedas sin promo.

Recuerda el mandamiento número 7: “Hablar más tiempo del necesario es una falta de respeto para tus compañeros”. Escribir más de lo necesario, también.

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Hace un tiempo, enamorada de la productividad y, por extensión, del magnífico blog Thinkwasabi de Berto Pena, elaboré un documento para mis compañeros de trabajo que comparto ahora contigo. El concepto email-tarea es del blog de Berto; yo le fui añadiendo otros consejos que aprendí a base de dormirme sobre el teclado.

 

CÓMO ESCRIBIR UN EMAIL-TAREA EFICAZ | Versión reducida

 

Estos son los 3 requisitos mínimos para escribir un buen email (son 15 puntos en total, pero por si no te interesa leerlos todos):

1) Lo que quieras que haga la otra persona escríbelo en la primera línea del email.

2) Todo email-tarea tiene que llevar un qué (tarea), cuándo (prioridad o fecha de entrega si la hay) y cómo (los detalles para que la realice).

3) Lo que NO se debe hacer: reenviar correos sin indicaciones (ej: FYI o escribir un “lee más abajo”) o todo lo contrario, contar tu vida.

 

CÓMO ESCRIBIR UN EMAIL-TAREA EFICAZ | Versión completa

 

1) Piensa antes de escribir, no vomites palabras

Qué vas a pedir a la otra persona y qué información necesita para hacerlo. Ya está. Las bicicletas son para el verano y la novela rusa para Dostoievski.

 

2) Aclara la tarea en la primera línea

Lo importante siempre al principio (se puede ir al grano y ser amable, ojo con esto). La otra persona lo entenderá a la primera y tú ahorrarás tiempo.

 

3) Imprescindible: qué, cuándo y cómo

Si no incluyes esta información, a la otra persona le toca preguntarte y a ti tener que responder al email. Pérdida de tiempo para ambos.

Qué: explica la tarea en una línea y hazlo al principio.
Cuándo: si hay fecha de entrega dila. Si no, ayúdale a interpretar el grado de prioridad.
Cómo: instrucciones y detalles para completar la tarea.

 

4) Si buscas difusión en redes sociales, incluye una sugerencia de texto breve

En una campaña de promoción, pon fácil a tu red que compartan la información. No esperes a que ellos extracten el contenido; además de pedir un favor, les estás dando trabajo y pierdes el control del mensaje. ¿Y si no destacan lo que tú quieres?

Yo soy partidaria de que o la comunicación esté muy bien diseñada en frases cortas que me dejen claro el mensaje o me envíen sugerencias de textos, por ejemplo, para Twitter. Si quiero hacerte el favor y puedo copiar y pegar, no dudes que lo haré. No lo veo invasivo, lo veo resolutivo y profesional.

 

5) Pon las fechas de entrega en mayúsculas o negrita

No es de mala educación y harás que tu mensaje quede claro. “Necesito tenerlo para este día”. Peor es ser ambiguo y luego mandar más emails soplando en la nuca porque te corre prisa.

 

6) Si hay varios puntos, sepáralos claramente

Usa guiones o escribe títulos descriptivos al principio de cada nuevo tema. Se entiende mejor y visualmente es más fácil de digerir. ¡Ojo con irnos al extremo opuesto! Si pones muchas negritas y subrayados, en vez de aclarar, ensucias.

 

7) Si hay varias tareas, sepáralas en correos

Arriba hablábamos de varios puntos, pero dentro de una misma tarea. Si las tareas son distintas, aunque sea el mismo interlocutor, envía distintos emails con distintos asuntos. Sí, son más emails, pero compensa por la claridad.

 

8) Si hay varias personas, detalla quién tiene que hacer qué

Cada tarea acompañada del nombre y el nombre subrayado o en negrita. Y los emails de ¿quién hace esto? al aire no funcionan; propón responsable.

 

9) Redacta un buen “asunto” y hazlo al final

Da el titular como en una noticia de periódico (qué estás pidiendo) y también ayuda mucho marcar la prioridad. No sólo cuando sea alta, a veces no lo es y se agradece recibir un “Necesito esto. No es urgente”. Si escribes el asunto al final, ya tendrás el email preparado y te será fácil detectar cuál es la idea clave.

Por cierto, yo también dejo para el final incluir las direcciones de email. Algún email a medias se ha enviado sin querer… o algo peor.

 

10) ¿Tenemos que estar todos en copia?

Quizás en un primer email sí, pero no en el resto de la conversación. Si se sigue con la cadena, mantén sólo a los implicados directos. No es de mala educación eliminar destinatarios.

Y piensa que quizás en el primer email ni siquiera sea oportuno. Te puse en copia para mantenerte informada de mi gestión y al final me trago 5 emails que no sé qué tienen que ver conmigo. Prefiero que, cuando acabe esa conversación, me informes de lo que me compete si crees que es importante que yo lo sepa.

 

11) Evita el «FYI» o el «lee abajo»

Me encanta la traducción que Berto Pena hace de estos emails. Según él, significan un “no quiero perder tiempo con esto, piérdelo tú. Arréglatelas como puedas con todo lo que tienes que leer debajo”.

Al «FYI» yo añado el “lee más abajo”. Dame contexto, no trabajo extra.

 

12) Confirma siendo breve

“OK recibido. Me pongo con ello y te cuento”. Suficiente.

He trabajado con gente a la que le molestan estos emails de “ok” porque le parecen más carga para su bandeja de entrada. En mi caso, necesito ese “ok” para tacharlo de mi lista mental o evitar el es que me llegó a spam.

 

13) Si cambia la conversación, cambia el asunto

Como pasa en las conversaciones en persona, es habitual que de un tema se pase a otro. El asunto sigue siendo Fiesta de Navidad pero tú ya estás hablando de la próxima reunión de equipo para el comienzo de año. Cambia el asunto, apenas lleva tiempo y ayuda a todo el equipo.

Además, evita errores. Reconozco que hay ciertas conversaciones en cadena que, al final, dejo de leer o al menos no las priorizo. Si pienso que se habla de la fiesta de Navidad, no me interesa, no lo abro y puede que me esté perdiendo algo importante.

 

14) Lee tu email antes de enviarlo y revisa la ortografía

Releer es la mejor manera de asegurarte que has incluido la información importante. También te ayudará a detectar si se te ha ido la mano; si tú mismo lees tu email y se te hace bola, imagínate lo que pensará quien lo reciba.

Y cuida la ortografía. Que sí, que una errata se le escapa a cualquiera, pero un email con faltas es muy poco profesional.

 

15) Firma tu email para justificar que sólo contestas en dos frases

Si eres de contestar siempre con un par de frases cortas, tengas o no confianza con el receptor, hay iniciativas como two.sentenc.es. Es una especie de minifirma al final que explica la brevedad de tus mensajes.

 

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La conclusión, como siempre: sé generoso, ve al grano.