26 Abr Cómo hablar en una videoconferencia y que te escuchen, pero de verdad

Es muy fácil que una videoconferencia sea aburrida. Y laaaaaaaaarga. Siempre ha sido así; los que practicábamos el teletrabajo antes del Covid-19 ya lo veníamos sufriendo.

¿Es esto una crítica a las videoconferencias? Para nada. Sólo que a veces, como pasa con las reuniones presenciales, suelen ser ladrones de tiempo poco interesantes.

¿Cómo conseguir no aburrir y que me escuchen cuando participo en una videoconferencia? Incluso formularía la pregunta al revés (y confieso que lo hago pensando en varias personas con nombre y apellido): ¿cómo no despertar las ganas de suicidio a quien me está escuchando?

A continuación, 6 claves para comunicar mejor en una videoconferencia (con o sin cámara activada):

1. Da titulares. Di lo importante al principio.

Ya hemos hablado de esto y sigue siendo un mantra que debes grabarte a fuego. El gran desenlace al final

guárdalo para las películas. En la vida real, ve al grano.

Pasa de lugares comunes. Si no captas la atención de tu interlocutor al principio, cuando digas lo importante se perderá, como lágrimas en la lluvia.

2. Planifica las ideas claves antes de tu intervención. 

Esto tampoco es nuevo, si bien cobra más fuerza cuando la probabilidad de dispersión y las ganas de multitasking de quien te escucha son muy altas; y, lo peor de todo, tu capacidad para saber si realmente te están atendiendo o no es mínima o ninguna.

Si tienes tus ideas claves*, podrás decirlas yendo al grano y resumirlas al final. “Como conclusión: x es importante, necesito que rellenéis el documento y, mis próximos pasos van a ser trabajar en z”.

*Ideas claves no es que hayas preparado un Power Point lleno de texto. Hablo de ti, de tus palabras, de tu control de la comunicación. 

3. No te escondas detrás de un Power Point. Dales un take away. 

“Qué bien, como no me están viendo a mí en la pantalla sino la diapositiva, puedo leerla sin quedar mal”. Error. Ni pongas diapos llenas de texto ni leas lo que hay escrito.

Cada diapositiva debe tener su “take away”, como dicen los americanos. Su mensaje principal, lo que tu oyente debe recordar, así que díselo. Asegúrate de que se lo lleva. Lo demás es secundario.

4. Sé breve. Muy breve. No traslades una reunión física a una virtual.

Foco en el objetivo de tu intervención; hay que venir pensado de casa. Traslada lo necesario, lleva escritas las dudas que necesitas resolver y chimpón.

No sé vosotros, pero yo, tras videoconferencias de dos horas:

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Si eres tú quien organiza la reunión, da directrices claras de lo temas y hazlo con antelación. Si tú improvisas, los demás improvisarán. Y casi nadie es tan bueno improvisando como se cree.

5. Haz preguntas. Hazlo dinámico. 

Esta técnica se usa mucho en las presentaciones eficaces. Es una forma de reactivar la atención del público. En este caso, también tiene que ver con darle un poco de descanso a quien está escuchando todo el rato la misma voz.

Si la reunión es pequeña y hay confianza, puedes hacer preguntas abiertas. Seguramente contestarán. Si la reunión es más formal, haz preguntas dirigidas para asegurarte que se genera algo de conversación y debate. Tiki-taka. 

6. Practica el drama. 

Énfasis. Pausas. Energía. Cambios en el tono de voz. Es la mejor manera de que sea ameno escucharte. (Actualizado: incluye, como apunta Begoña San José en LinkedIn, hacer teatro en general y humor en particular).

Sé sincero contigo mismo: si hablas con un tono monótono, detéctalo cuanto antes y empieza  a ponerle solución. La voz tiene un papel importantísimo en la comunicación; si el partido se juega a través de una pantalla, la voz es crucial. Monótono equivale a aburrido, aunque tu contenido no lo sea.

¿Cómo ensayar para venirse arriba? Piensa en algún periodista o presentador de la tele / Youtube que te guste e intenta imitarlo. Ahí está el juego. Tú te sentirás exagerado, pero funciona. No te propongo que te conviertas en Troy McClure, pero sí que actúes.

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En resumen: haz que escucharte sea una experiencia lo más agradable posible.

Posdata: Asegúrate de lo que ve el otro en su pantalla

Si para tus teleconferencias no usas ninguna imagen de fondo que tan de moda se han puesto (playa, despacho minimal ordenado o el logo de tu empresa), asegúrate de lo que ve el otro. He comprobado que, según la herramienta que uses, lo que tú ves de ti en el recuadrito pequeño de tu pantalla no es necesariamente lo que el otro está viendo. De hecho, el campo visual suele ser mayor.

Quizás estas haciendo cosas con las manos, pensando que no se te ven; estás sentado de una forma poco favorecedora para tu figura porque crees que la imagen se corta a la altura del pecho y, vaya, vaya, la barriga estaba ahí; o hay algo de desorden que crees que no sale en la imagen y sí. Ni confirmo ni desmiento que me haya pasado. 😉

Pide a un amigo o a un compañero de trabajo que se conecte y que te mande una captura de pantalla de lo que ve.